Paikkajaon tekeminen, työvaiheiden tunnistaminen ja jakaminen, määrien arvioiminen ja etsiminen sekä realistisen napakoiden kestojen laittaminen työvaiheille jää aikatauluvastaavan ja mahdollisesti työmaapäällikön harteille heti työmaiden aluista lähtien.

Rakennusprojektilla olevat muut henkilöt, kuten esim. työnjohtajat eivät usein ole vastuussa aikataulun pysyvyydestä tai muusta aikataulutyöskentelystä ja tämän vastuunpuutteen takia heitä ei usein näe antamassa palautettaan aikataulun luomisprosessiin liittyen. Monen pätevän, menestyneen ja rutinoituneen ammattitekijän työkokemus jää näin täysin käyttämättä koko projektin aikataulutuksen kannalta.

Useat aliurakoitsijat ja työnjohtajat eivät suunnittele omien töidensä aikataulutusta ollenkaan vaan heille omien töiden kesto on pääurakoitsijan projektin alkuvaiheessa tehdyn työvaiheaikataulun mukainen.

Näillä aliurakoitsijoilla ja työnjohtajilla voi olla tiedossa omien töidensä kokonaismäärä oli se sitten neliöitä tai kappaleita, mutta tarkempaa jaottelua per työalue ei ole tiedossa eikä ole mietitty työvaiheiden eripituisia kestoja töiden massajaottelun mukaisesti. Näin ollen työvaiheiden ja urakoiden kokonaistoteumien seurannasta tulee haastavaa, kun ei ole mietitty työmassoihin perustuvia kestoja per työalue eikä myöskään ymmärretä kuinka paljon pitäisi saada aikaiseksi mikäkin kuukausi, viikko tai päivä. Vaikka massat ja aluejaot olisivat ensiluokkaisessa kunnossa silti monet tekijät eivät hahmota kuinka paljon tai mitäkin alueita pitäisi saada milloinkin valmiiksi, jotta edetään aikatauluviivojen mukaisesti.

Tämä hahmottamisprosessi tuntuu olevan suurimpia haasteita työmaalla kuin työmaalla, osapuolilla ei ole näkemystä kuinka paljon pitää työalueella edetä minäkin hetkenä.

Kun aikataulusta aletaan jäädä jo varhaisessa vaiheessa tulee ketjureaktio kertautumaan lopussa, kun työvaiheet yksi toisensa jälkeen aloitetaan ja lopetetaan myöhässä. Täten ainakin urakoitsijat, jotka alussa jäivät työvaiheaikataulun tahdista tulevat mahdollisesti kokemaan aliurakkasopimuksen mukaisia sanktioita aikataulumyöhästymisistä. Suuremmat kustannukset syntyvät kuitenkin projektin loppupäässä syntyvistä eri urakoitsijoiden ja tuntityöntekijöiden ryntäyskuluista, jotta hanke voidaan saada luovutettua aikataulussa.

Tässä kohtaa hyväksi tulee työkalu Urakka.app, jolla työnjohtajat voivat suunnitella omien vastuutöidensä etenemistä ja aikataulutusta.

On tiedettävä asennusalueet, massat ja määrät per alue, työntekijät alueilla ja voitava hahmottaa ja seurata toteumia asennusmestakohtaisesti.

Kun tiedetään tarkasti mestat, mitä pitää saada aikaiseksi ja ketkä tekijät tekevät työt mestalla niin silloin voidaan kevyinkin käsin puuttua mahdollisiin myöhästymisiin hyvinkin jouhevasti. Vaadittujen ja aikataulutettujen toteumien visuaalisuus on tärkeimpiä keinoja johtaa ja ymmärtää vaaditut etenemät minäkin ajankohtana. Viivat paperilla eivät johda kuin nohevimpia ja kauas näköisimpiä tekijöitä. Varsinkin tiukoissa paikoissa useimmille toimii parhaiten visuaaliset seurantatavat ja etenemätavoitteet ja on tiedettävä ketkä ovat alueella töissä. Näin voidaan suunnitella myös edessä olevat tuntityöt varmemmin ajoissa pois tulevilta urakkatyöalueilta.

Kun aikataulut pitävät niin eivät budjetit pauku sen johdosta ja säästytään reklamaatioiden esittämisiltä.